Combinación de correspondencia

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.

CONCEPTOS BASICOS

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

 

CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente. 

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejaremos seleccionada la primera opción y haceremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

COMO USAR LAS FORMAS Y COMO MANIPULARLAS

COMO USAR LAS FORMAS

Puede agregar una forma al documento de 2007 Microsoft Office system o combinar varias formas para elaborar un dibujo o una forma más compleja. Entre las formas que hay disponibles se incluyen líneas, figuras geométricas básicas, flechas, formas de ecuación, formas para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas.

Después de agregar una o más formas, puede agregarles texto, viñetas, numeración y estilos rápidos.

 COMO USAR LAS FORMAS EN WORD

PARA EMPEZAR NOS VAMOS A LA CINTA DE INSERTAR, BUSCAMOS LA PESTAÑA QUE DIGA AUTOFORMAS LE DAMOS CLICK Y DEPUES PONEMOS DIBUJAR AUTOFORMA BASICAS Y LE DAMOS EN TRIANGULO ISOCELES Y ESO ES TODO CREAS THU AUTOFORMA ALGO MUY SENCILLO.

 

FORMAS DE ACCEDER A MICROSOFT WORD

Hay varias formas de arrancar Word.

 Desde el botón Inicio , situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

 Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio.

Arranque automático al iniciar Windows.

 Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.

Aquí puedes ver explicadas estas distintas formas de arrancar Word .

Para cerrar Word hacer clic en el botón cerrar o mediante la combinación de teclas ALT+F4.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL

Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con líneas y texto en color rojo.

Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado o de la Banda de opciones.

La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando el mouse.

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte.

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el menú que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con iconos de acceso rápido.

La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el menú Archivo, que en esta nueva versión de Word, aparece como un botón redondo de color naranja con el logo de office.

Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuales no en la barra de acceso rapido, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de este curso verás imágenes con iconos que no están en las barra por defecto, para saber cómo agregar y quitar iconos es importante que veas este tema avanzado donde te lo explicamos.

Estos elementos que acabamos de explicar son los más importantes de Word2007, si no conoces el resto de los elementos que aparecen señalados en color rojo en la imagen de más arriba puedes verlos aquí.

 

COMO DESPLAZARSE EN EL DOCUMENTO

Mediante las Barras de desplazamiento.

 

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:

- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.

- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10 aproximadamente.

- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triángulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida hasta que la soltemos.

- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una página arriba/abajo.

Haciendo clic en el botón central del círculo podemos cambiar el objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc. 

Mapa del documento.

En el menú Vista tenemos la opción Mapa del documento que nos muestra una especie de índice en la parte izquierda de la página. Haciendo clic en las líneas de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha línea.

 Las barras de desplazamiento horizontal.

Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

Puedes ver cómo desplazarse con más detalle aquí, así como también cómo utilizar un ratón con rueda (IntelliMouse) .

BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA CINTA DE INICIO

1. Pegar el contenido de portapapeles (PEGAR)

2. (CORTAR) corta la sección del documento y la pega en el portapapeles.

                    (COPIAR) copia la sección y la coloca en el portapapeles.

                    (COPIAR FORMATO) copia el formato de un sitio y lo aplica en otro

3. Cambia la fuente (FUENTE)

4. Cambia el tamaño de la fuente (TAMAÑO DE FUENTE)

5. Aplica el formato de negrita al texto seleccionado (NEGRITA)

6. Aplica el formato de cursiva al texto seleccionado (CURSIVA)

7. Subraya el texto seleccionado (SUBRAYADO)

 8. Traza una línea en medio del texto seleccionado (TACHADO)

  

9. Crea letras minúsculas de bajo de la línea de base del texto (SUBINDICE)

10. Crea letras minúsculas encima de la línea del texto (SUPERINDICE)

11. Cambiar mayúsculas y minúsculas (CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS)

12. Aumenta el tamaño de la fuente y reduce el tamaño de la fuente (AGRANDAR FUENTE Y

ENCOGER FUENTE)

13. Cambia el aspecto del texto como si estuviera marcado con un marcador (COLOR DE

RESALTO DEL TEXTO)

14. Borra todo el formato de la selección y deja el texto sin formato (BORRAR FORMATO)

  

15. Cambia el color del texto (COLOR DE FUENTE)

16. Inicia una lista con viñetas (VIÑETAS)

17. Inicia una lista numerada (NUMERACIÓN)

18. Alinea el texto a la izquierda (ALINEAR EL TEXTO A LA IZQUIERDA)

19. Centra el texto (CENTRAR)

20. Alinea el texto a la derecha (ALINEAR EL TEXTO A LA DERECHA)

      21. Alinea el texto en los márgenes izquierdo y derecho y agrega espacios adicionales entre palabras si es necesario (JUSTIFICADO)

       

22. Reduce el nivel de sangría del párrafo (DISMINUIR SANGRÍA)

23. Aumentar el nivel de sangría del párrafo (AUMENTAR SANGRÍA)

24. Cambia el espaciado entre líneas del texto (INTERLINEADO)

25. Alfabetiza el texto seleccionado o ordena los datos numéricos (ORDENAR)

26. Muestra marcas de párrafo y otros símbolos de formato ocultos (MOSTRAR TODO)

27. Colorea el fondo del texto o párrafo seleccionado (SOMBREADO)

28. Personaliza los bordes de las celdas o texto seleccionado (BORDE INFERIOR)

29. 

    1.      2.      3.      4.      5.      6.      7.

1. Normal

2. Sin espaciado

3. Título 1

4. Título 2

5. Título

6. Subtítulo

7. Énfasis sutil

 BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA CINTA INSERTAR

Insertar una portada con formato completo (PORTADA)

Inserta una nueva página en blanco en la posición del cursor (PAGINA EN BLANCO)

Inicia la página siguiente en la posición actual (SALTO DE PAGINA)

Inserta o dibuja una tabla en el documento (TABLA)

Inserta la imagen de un archivo (INSERTAR IMAGEN DESDE ARCHIVO)

Inserta imágenes prediseñadas en el documento incluyendo dibujos, películas, sonidos o fotografías para ilustrar un concepto específico (IMÁGENES PREDISEÑADAS)

Inserta formas previamente diseñadas como rectángulos y círculos, flechas, líneas, símbolos de diagrama de flujo y llamadas (FORMAS)

Inserta un gráfico Smartart para comunicar información visualmente (INSERTAR GRAFICO

SMARTART)

Inserta un gráfico para ilustrar y comparar datos (INSERTAR GRÁFICO)

Crea un vínculo a una página web, una imagen, una dirección de correo electrónico o un programa

(INSETAR HIPERVINCULO)

 Crea un marcador para asignar un nombre a un punto específico de un documento (MACADOR)

 Hace referencia a elementos como encabezados, ilustraciones y tablas insertando referencia

cruzada (REFERENCIAS CRUZADAS)        

Edita el encabezado del documento (ENCABEZADO)

 Edita el pie de página del documento (PIE DE PÁGINA)

 Inserta números de página en el documento (NUMERO DE PÁGINA)

 Inserta cuadros de texto con formato previo (CUADRO DE TEXTO)

Inserta piezas de contenido que se pueden volver a utilizar incluyendo campos, propiedades del documento como título y autor o cualquier fragmento de código con formato previó que cree (ELEMENTOS RÁPIDOS)

Inserta texto decorativo en el documento (WORDART)

Crea una letra capital al principio de un párrafo (LETRA CAPITAL)

Inserta una línea de firma que especifique la persona que debe firmar (LÍNEA DE FIRMA)

Inserta la fecha y hora actuales en el documento actual (FECHA Y HORA)

Inserta un objeto incrustado (OBJETO)

Inserta ecuaciones matemáticas comunes o  permite crear ecuaciones propias con la biblioteca de símbolos matemáticos (ECUACIÓN) 

Inserta símbolos que no existen en el teclado, como símbolos de copyright, símbolos de marca registrada marcas de párrafo y caracteres Unicode (SÍMBOLO)

 BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA CINTA REFERENCIAS

Agrega una tabla de contenido al documento (TABLA DE CONTENIDO)

Agrega el párrafo actual como una entrada en la tabla de contenido (AGREGAR TEXTO)

Actualiza la tabla de contenido para que todas las entradas hagan referencia al numero de página

correcto (INSERTA NOTA AL PIE)

Agrega una nota al pie (INSERTAR UNA NOTA AL PIE)

Agrega una nota al final del documento (INSERTAR UNA NOTA AL FINAL)

Desplácese a la siguiente nota al pie de  documento (SIGUIENTE NOTA AL PIE )

Se desplaza por el documento para mostrar la ubicación de las notas al pie y notas al final

(MOSTRAR NOTAS)

Cita un libro, un artículo de periódico u otra publicación periódica como una fuente de una parte de

información del documento (INSERTAR CITA)

Muestra la li8sta de todas las fuentes citadas en el documento (ADMINI9STRAR FUENTES)

Permite elegir el estilo de cita que se utilizara en el documento (ESTILO DE BIBLIOGRAFÍA)

Agrega una bibliografía en las que se enumeran todas las fuentes citadas en el documento

(BIBLIOGRAFÍA) 

Agrega un título o imagen a una imagen (INSERTAR TÍTULO)

Inserta una tabla de ilustraciones en el documento (INSERTAR TABLA DE ILUSTRACIONES)

Actualiza la tabla de ilustraciones para incluir todas las entradas del documento (ACTUALIZAR TABLA DE ILUSTRACIONES)

Hace referencia a elementos como encabezados, ilustraciones y tablas insertando una referencia

cruzada como “ver tabla 6 a continuación” o “Volver a la página 8” (INSERTAR REFERNCIAS

CRUZADAS)

Incluye el texto seleccionado en el índice del documento (MARCAR ENTRADA)

Insertar un índice en la documento (INSERTAR ÍNDICE)

Actualizar índice para que todas las entradas hagan referencia al número de página correcto

(ACTUALIZAR ÍNDICE)

Riesgos bajo los cuales se encuentran inmersos los Sistemas de Información

Riesgos bajo los cuales se encuentran inmersos los Sistemas de Información

Estan expuestos a diversas situaciones como el hecho de que un archivo se dañe y ya no se pueda abrir, o bien que a nuestra computadora pueda entrar un virus o spyware (programa dañino que copia información del usuario).

¿Que es la repueracion de datos? 

Es la ciencia de la búsqueda de información en documentos, búsqueda dentro de los mismos, búsqueda de metadatos que describan documentos, o también la búsqueda en base de datos relacionales, ya sea a través de internet, intranet, para textos, imágenes, sonido o datos de otras características, de manera pertinente y relevante.

Software de Respaldo Tradicional 

Con estos productos, podemos elegir los archivos o carpetas a guardar, seleccionar un dispositivo de almacenamiento, y ejecutar el respaldo sin ayuda.

Software de respaldo de fondo: Ideal para los usuarios que no tienen una "disciplina" en respaldar su información. Estos programas hacen una copia de los archivos en forma automática, "sin molestar".

Respaldo Completo ("Full"):   Guarda todos los archivos que sean especificados al tiempo de ejecutarse el respaldo. El archive bit es eliminado de todos los archivos (o bloques), indicando que todos los archivos ya han sido respaldados. Respaldo de Incremento ("Incremental"): Cuando se lleva acabo un Respaldo de Incremento, sólo aquellos archivos que tengan el archive bit serán respaldados; estos archivos (o bloques) son los que han sido modificados después de un Respaldo Completo. Además cada Respaldo de Incremento que se lleve acabo también eliminará el archive bit de estos archivos (o bloques) respaldados. Respaldo Diferencial ("Differential"): Este respaldo es muy similar al "Respaldo de Incremento"  la diferencia estriba en que el archivo bit permanece intacto. Se almacena la información en distintos dispositivos de almacenamiento a continuación le mencionamos algunos: Unidades de disquete, Discos duros, Dispositivos removibles, Dispositivos hasta 250 MB de capacidad, Zip (Iomega) - 100 MB,     SuperDisk LS-120 - 120 MB (Imation/Panasonic), Dispositivos hasta 2 GB de capacidad, Grabadores de CD-ROM, Jaz (Iomega) - 1 GB ó 2 GB, Cintas magnéticas de datos - hasta más de 4 GB. ¿QUE ES UN MACRO? Una macro (del griego μακρο; significa «grande»), abreviatura de macroinstrucción, es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra forma, una macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas. El término no se aplica a una serie de instrucciones escritas en la línea de comandos enlazadas unas con otras por redirección de sus resultados (piping) o para su ejecución consecutiva. Las macros suelen almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto. La diferencia entre una macroinstrucción y un programa es que en las macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, y por tanto, no puede bifurcarse.

Resguardar Informacion y Elaboracion de Documentos Electronicos Utilizando Software de Aplicacion

 

CAPACITACION DE INFORMACTICA

 

PROFESORA: STEPHANY LUCIOTTO VAZQUEZ

ALUMNO: OJEDA PAZ EDGAR GUILLERMO

GRUPO: 404